Kort fortalt: Med hybridarbeid trenger dere ikke en arbeidsplass til hver ansatt, men nok plasser til den travleste dagen. Er de ansatte hjemme én til to dager i uka, er hver av dem på kontoret tre til fire av fem dager, og en vanlig dag er 60–80 prosent av dem der. Tell hvor mange som kommer på den travleste dagen, legg til noen plasser ekstra, og regn om lag 12 m² per arbeidsplass pluss møterom og kjøkken.
Hvor mange arbeidsplasser trenger dere?
Begynn med hvor mange som faktisk er på kontoret, ikke hvor mange som er ansatt. I Norge ser én til to hjemmekontordager i uka ut til å være den nye normalen, ifølge en landsrepresentativ undersøkelse blant 3 633 arbeidstakere publisert i MAGMA i 2023. Da står mange plasser tomme en vanlig dag.
Dagene er likevel ikke like. Mange kontorer er fullest midt i uka, og har teamene faste kontordager, blir de dagene enda travlere. Planlegg derfor for den travleste dagen, og legg til noen plasser for besøkende, nyansatte og dager da flere enn vanlig kommer.
Mange virksomheter styrer etter et forhold mellom ansatte og arbeidsplasser. Internasjonalt har over 60 prosent av virksomhetene i eiendomsrådgiveren CBREs tall et mål om minst 1,5 ansatte per arbeidsplass.
Et regneeksempel
Et selskap med 30 ansatte teller i noen vanlige uker og ser at det aldri er mer enn 24 på kontoret samtidig. Med 2 plasser ekstra trenger de 26 arbeidsplasser, altså én per 1,15 ansatte. Med 12 m² per arbeidsplass og 3 m² fellesareal per ansatt (se hvor mange kvadratmeter per ansatt dere trenger) blir regnestykket slik:
| Regnestykke | En plass til alle | Plasser til den travleste dagen |
|---|---|---|
| Arbeidsplasser | 30 | 26 |
| Areal til arbeidsplassene | 360 m² | 312 m² |
| Møterom, kjøkken og andre fellesarealer | 90 m² | 90 m² |
| Totalt areal | 450 m² | 402 m² |
| Leie og felleskostnader per år (4 100 kr per m²) | 1 845 000 kr | 1 648 200 kr |
Selskapet sparer om lag 197 000 kr i året, uten at noen står uten plass på den travleste dagen. Fellesarealene er like store i begge tilfellene: når de ansatte kommer til kontoret for å møtes, trengs møterommene like mye. Se hva kontor koster i Oslo.
Hvor mange møterom trenger dere?
Det finnes ingen norsk norm for antall møterom. Med hybridarbeid brukes kontoret mer til møter og samarbeid, så fellesarealene bør ikke krympe like mye som antall arbeidsplasser.
Se på hvor store møtene faktisk er. Da sensorselskapet Density målte bruken av 60 møterom over et halvt år, satt det bare én person i rommet 36 prosent av tiden, og 85 prosent av møtene hadde færre enn sju deltakere. Mange trenger derfor flere små rom og telefonbokser for videomøter, og færre store møterom.
Hva sier statens arealnorm?
For nye statlige kontorbygg gjelder en arealnorm på 23 m² BTA per ansatt, fastsatt av Kommunal- og moderniseringsdepartementet i 2015. BTA er bygningens bruttoareal, med vegger, ganger, trapperom og tekniske rom, så tallet blir høyere enn arealet i eksemplet over. Normen gjelder bare statlige byggeprosjekter, ikke når staten leier private kontorer.
I praksis har statlig ansatte i snitt 27,8 m² hver, ifølge Altinget. Statsbygg vil ned til 18 m² per ansatt, og mener at 18 m² er romslig i leiemarkedet.
Slik finner dere ut hvor mye plass dere bruker
- Tell i vanlige uker. Noter hvor mange som er på kontoret hver dag i to til fire uker utenom ferier.
- Se på møteromsbookingen: hvor ofte rommene er i bruk, og hvor mange som sitter i dem.
- Bruk adgangskortene hvis dere har det. De kan vise hvor mange som er inne per dag, uten at dere trenger å se hvem.
- Spør om faste kontordager. Felles dager for et team gjør den travleste dagen travlere.
- Tenk på veksten: hvor mange flere er dere om to til tre år?
Når kan dere flytte til noe mindre?
Arealet ligger som regel fast i leieavtalen til den løper ut. Begynn å se på alternativer i god tid før avtalen kan sies opp eller skal fornyes, så dere kan forhandle om mindre areal eller flytte. Noen leier ut en del av lokalet videre, men fremleie krever som regel samtykke fra utleier.
Trenger dere bare ekstra plass på de travleste dagene, kan noen plasser i et kontorfellesskap ta toppene. Se forskjellen på kontorfellesskap, kontorhotell og coworking.
Homni finner kontorer i riktig størrelse, også de som ikke er annonsert, og det er gratis for leietakere. Fortell oss hva dere trenger.
